Logiciel de gestion des programmes ETP : la démonstration en vidéo

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des programmes ETP ?

La définition paraît évidente une fois écrite. Elle ne l'est pas dans les faits, car la plupart des solutions du marché sont bâties autour du dossier éducatif nominatif, avec l'hébergement de données de santé, l'interopérabilité avec le dossier patient informatisé et le projet d'implantation qui vont avec. MediScribe prend le chemin inverse : la gestion du collectif, sans aucune donnée individuelle.

Depuis l'ordonnance du 18 novembre 2020, entrée en vigueur au 1^er janvier 2021, un programme d'ETP se déclare à l'ARS et cette déclaration n'a pas de durée de validité. Ce qui reste obligatoire, en revanche, c'est la transmission du rapport d'évaluation quadriennale. C'est là que se situe la vraie corvée, et c'est ce que le logiciel prend en charge.

Que montre cette première partie de la démonstration ?

Huit minutes, six sujets, dans l'ordre où un coordinateur les rencontre la première fois qu'il ouvre son espace.

Comment accède-t-on au logiciel de gestion des programmes ETP ?

L'onglet n'apparaît qu'aux comptes rattachés à une organisation active. La structure souscrit avec son numéro SIRET, son coordinateur reçoit un code d'accès au format visible dans la vidéo, et chaque praticien se rattache en saisissant ce code depuis son compte. Le rattachement passe ensuite par une validation, ce qui évite qu'un code recopié circule sans contrôle. Un praticien abonné seul, lui, garde son catalogue de fiches et ne voit rien de cet espace.

Qui peut accéder au logiciel, et avec quels droits ?

Trois rôles se partagent l'espace : le coordinateur, qui administre, le praticien, qui anime et dépose, et le lecteur, qui consulte. Le point nouveau porte sur les intervenants non médicaux. Une sophrologue, un diététicien, une éducatrice sportive ou un patient expert n'ont pas de numéro RPPS. Ils reçoivent une invitation nominative, créent un compte, et voient uniquement leurs ateliers, les documents qui y sont rattachés et leurs séances. Le catalogue général de fiches leur reste fermé, et les onglets auxquels ils n'ont pas droit ne leur sont pas montrés en trompe-l'œil.

Comment se fait le paramétrage de base ?

Le paramétrage tient en une session. On nomme le programme tel qu'il a été déclaré, on renseigne l'organisation, on crée les premiers ateliers avec leur cycle et leur position dans ce cycle, puis on rattache les intervenants. Rien à installer, aucune intervention sur le système d'information de la structure, aucun comité à réunir. La vidéo montre l'enchaînement complet, y compris la personnalisation de l'ordre des cartes du tableau de bord, qui se décide au niveau de l'organisation et vaut pour toute l'équipe.

Que montre l'écran de tableau de bord ?

La vue d'ensemble se compose de cartes que le coordinateur ordonne et masque à sa main. On y trouve les ateliers actifs, les comptes actifs, les fiches remises, les séances planifiées, les participations cumulées, la répartition par profession de l'équipe, le taux de remplissage des ateliers et l'état du programme. Une carte sans données affiche un état vide explicite et le bouton d'action correspondant. Aucun chiffre de démonstration ne circule dans le produit, ce qui explique pourquoi certains blocs de la vidéo affichent zéro.

Quelles statistiques le logiciel produit-il ?

Les statistiques portent sur les participations, jamais sur les personnes. On suit le cumul par atelier et par cycle, la répartition par sexe et par tranche d'âge, le taux de complétion d'un cycle, le taux d'abandon, la durée moyenne des séances et la répartition par lieu de réalisation. Un sélecteur de période couvre le mois, le trimestre, l'année civile ou une plage libre. La saisie se fait après la séance, en une seule fois, par l'animateur ou par le coordinateur, avec un contrôle de cohérence affiché mais non bloquant.

Comment se génèrent les rapports, et à quoi servent-ils ?

Les rapports se déclenchent depuis un écran unique, un bouton par sortie. Le rapport d'activité rassemble l'intitulé du programme, les cycles et leur complétion, les séances réalisées, les participations, les supports pédagogiques employés et la composition pluriprofessionnelle de l'équipe. Il s'imprime en A4 depuis le navigateur, avec une feuille de style d'impression dédiée. L'annexe des supports liste les fiches et les documents utilisés atelier par atelier. Quatre exports CSV complètent l'ensemble, séparateur point-virgule et encodage lisible par Excel sans manipulation.

Pourquoi passer par un logiciel plutôt que par un tableur ?

Le vrai concurrent d'un logiciel de gestion des programmes ETP n'a rien à voir avec les éditeurs. Il s'appelle Word, Excel, un dossier partagé et l'agenda du secrétariat. Cette combinaison gère aujourd'hui la majorité des programmes déclarés en France, et elle ne coûte rien.

Elle tient tant que le programme reste petit et que la même personne le suit. Elle casse le jour où une intervenante part, où deux ateliers tombent dans la même salle, où un fichier de supports existe en trois versions, ou quand l'ARS réclame un bilan portant sur quatre ans d'activité. La démonstration insiste sur ce point précis : les fiches remises pendant un atelier sont déjà dans MediScribe, autant que le compte rendu de cet atelier y soit aussi.

En quoi ce logiciel ETP diffère-t-il des solutions existantes ?

Ce tableau dit aussi ce que MediScribe ne fera pas. Une structure qui cherche un dossier éducatif nominatif complet ne trouvera pas son compte ici, et la page produit consacrée à la gestion des programmes et ateliers ETP l'écrit noir sur blanc.

Que fait le logiciel de la confidentialité des participants ?

Rien n'est demandé au patient, et c'est le principe fondateur. Les bilans de séance comptent des participations, pas des personnes. Les retours de fin de séance passent par un QR code affiché en salle, qui ouvre trois questions et un champ libre, sans nom ni contact, avec un lien qui se ferme sept jours après la séance. Les documents déposés par la structure sont stockés hors de la racine web, sous un nom aléatoire, et ne se téléchargent qu'après contrôle des droits du compte demandeur.

Position réglementaire qui en découle : MediScribe reste éditeur de supports d'éducation thérapeutique. L'espace structure est un outil documentaire et statistique, hors du champ de l'hébergement de données de santé. Une structure n'a donc aucune démarche particulière à engager de ce côté.

Comment activer l'option ?

La gestion des programmes et des ateliers vient en option du compte structure, activée sur devis. Le chiffrage dépend du nombre de programmes déclarés, du nombre d'intervenants à rattacher et du périmètre retenu. Un échange de vingt minutes suffit à cadrer les trois. La demande se fait à contact@mediscribe.fr, ou depuis la page produit sur l'application.

Ce que montrera la suite

La partie 1 s'arrête aux rapports. La deuxième partie entrera dans le travail quotidien : création des ateliers et de leur dossier documentaire, agenda des séances et détection des conflits de salle, export ICS vers un calendrier, saisie du bilan de séance, QR code de retour patient et gestion de l'équipe. Elle sera publiée sur ce blog et signalée depuis la page produit.